Mailen

Je mailt een factuur, creditnota of offerte rechtstreeks vanuit Huismus, met de pdf als bijlage. Dat kan zodra de factuur of creditnota is uitgegeven, of de offerte verzonden. De mail gaat via je eigen Gmail of via de mailserver van je eigen domein. Er zit geen andere dienst tussen.

Mailen verandert niets aan het document. Elke poging komt op de tijdlijn van het document, ook een mislukte, met de foutmelding erbij.

Mailen instellen

Je stelt alles in bij Instellingen → Mailen. Kies eerst waarlangs je mailt: Gmail of Anders (de mailserver van je eigen domein). Daarna vul je de gegevens in, zoals hieronder per keuze staat.

Huismus laat je wachtwoord nooit zien, alleen of er een is. Laat je het veld leeg bij opslaan, dan houdt Huismus het wachtwoord dat er al stond. Kies je bij "Mailen via" voor Niet ingesteld, dan staat mailen uit en wist Huismus het wachtwoord.

Je mailwachtwoord gaat niet mee in een back-up. Anders kan iedereen met een kopie van je back-up in je mailbox komen. Zet je een back-up terug op een andere computer, dan vul je het wachtwoord daar opnieuw in.

Gmail

Gmail accepteert je gewone wachtwoord niet van een programma als Huismus. Je maakt daarom een app-wachtwoord: een apart wachtwoord van 16 tekens, alleen voor Huismus. Je kunt het altijd weer intrekken.

1. Zet tweestapsverificatie aan voor je Google-account, als dat nog niet aan staat: https://myaccount.google.com/signinoptions/two-step-verification. Zonder tweestapsverificatie geeft Google geen app-wachtwoorden.
2. Ga naar https://myaccount.google.com/apppasswords.
3. Geef het een naam, bijvoorbeeld Huismus, en kies Maken.
4. Google laat het wachtwoord één keer zien, in groepjes van vier tekens. Kopieer het en plak het alleen in Huismus.
5. Kies in Huismus bij Instellingen → Mailen voor Gmail. Vul je Gmail-adres in als gebruikersnaam en plak het app-wachtwoord bij Wachtwoord. De spaties mogen blijven staan, Huismus haalt ze weg. De server, de poort en de beveiliging vult Huismus zelf in.
6. Sla op en kies Testmail sturen.

Zie je de pagina met app-wachtwoorden niet? Bij een Google Workspace-account kan de beheerder die hebben uitgezet. Vraag de beheerder om het aan te zetten, of kies Anders en mail via een andere mailserver.

Afzender. Gmail verstuurt altijd vanaf het adres van het account waarmee je inlogt, ook als je bij "Afzender" iets anders invult. Wil je een ander adres als afzender, voeg het dan eerst in Gmail toe onder Instellingen → Accounts → "Mail verzenden als".

Intrekken. Op dezelfde pagina met app-wachtwoorden verwijder je het wachtwoord. Vanaf dat moment kan Huismus niet meer mailen. Wil je later weer mailen, maak dan een nieuw app-wachtwoord en vul het in bij Instellingen → Mailen.

Je eigen domein (Anders)

Mail je vanaf een adres op je eigen domein, dan heb je de gegevens van je hostingpartij nodig. Die noemt ze "uitgaande mail" of "SMTP". Meestal zijn het deze:

Kies Anders, vul de velden in, sla op en kies Testmail sturen. Laat je "Afzender" leeg, dan mailt Huismus vanaf het e-mailadres van je bedrijf.

De standaardtekst aanpassen

Elke mail begint met een onderwerp en een tekst die je zelf instelt, bij Instellingen → Mailen → Standaardteksten. Er is een tekst per soort document (factuur, creditnota, offerte), in het Nederlands en in het Engels. Een Engels document krijgt de Engelse tekst. Voordat je een mail verstuurt, kun je alles nog aanpassen.

Met invulplekken zet Huismus de gegevens van het document in de tekst:

Een tikfout zoals {klant} kun je niet opslaan. Zo komt hij nooit in een mail aan een klant terecht. Heeft een offerte geen einddatum, dan laat Huismus de regel met {geldig_tot} weg. Maak je een tekst leeg, dan gebruikt Huismus weer zijn eigen tekst.

Als mailen mislukt

De foutmelding staat op het scherm en op de tijdlijn van het document. Je wachtwoord staat er nooit in. Dit zijn de meest voorkomende:

Een mislukte poging verstuurt niets en verandert niets aan het document. Verbeter de instelling en probeer het opnieuw.